Доброго времени суток!
Сегодня мы с вами продолжим поговорить о различных методах повышения собственной эффективности (поднятой в статье Повышение эффективности вашей работы), а именно о необходимости составления четкого плана действий.
Современный человек постоянно сталкивается с огромным потоком информации и большим количеством дел. Для того чтобы в них не утонуть, а также избавиться от «каши» в голове, которая только мешает сконцентрироваться на фактическом выполнении дел и значительно понижает эффективность, необходима четкая система – конкретный план.
Обязательно уделите планированию часть своего времени. Это позволит вам сэкономить намного больше времени, чем вы потратите на составление плана. Разбив свою большую цель на небольшие этапы и запланировав необходимые действия по их выполнению с конкретными сроками, вам будет легче двигаться к намеченной цели.
Создайте план по достижению ваших целей. Для этого вам пригодится ежедневник и ручка или программа-планировщик, которых сейчас достаточно много. Самое главное при этом ваше желание работать и жить эффективнее, а также понимание необходимости планировать свои действия.
Ваш план в общем виде может состоять из следующих пунктов:
— Главная задача на будущее
— Что необходимо достичь за этот год
— Что должно быть сделано в следующем месяце
— Что нужно сделать за месяц
— Что достичь за неделю
— Главная задача сегодня
— Что нужно сделать сегодня
Как и при планировании жизнедеятельности предприятия, вы можете использовать стратегическое, оперативное и текущее планирование.
1. Стратегический план по глобальным целям (просматривать ~ 1 раз в год). Определите по времени основные этапы работ, требующихся для достижения данных целей, а также степень важности для каждой из них (приоритетности перед другими). А также определите, сколько времени, сил и средств вам для этого будет необходимо.
2. Оперативный план — цели на год (просматривать ~3-4 раза в год), состоящий из следующих разделов:
— этапы достижения глобальной цели
— цели не жизненно важные, но полезные для дальнейшей жизни и работы (заняться спортом; научиться слепой печати и освоить скорочтение, и т.д.)
— цели из области собственного развития (прочитать такие-то книги, побывать на таких-то семинарах и т.д.)
— финансовый план доходов и расходов, включающий список планируемых покупок, а также источники финансирования
3. Текущее планирование:
— Ежемесячное. На каждый месяц составляете план всех дел по всем областям жизни с указанием важности и срочности выполнения каждого дела. На основе этого плана строится недельный план.
— Еженедельное. Прописываете необходимые для выполнения дела и задачи, которые нужно выполнить в течении этой недели.
— Ежедневное. В конце каждого дня необходимо уделить планированию дня грядущего, исходя из списка дел, записанных вами в еженедельном плане. Такая система планирования позволит вам делать все, что в ваших силах, на пути к достижению поставленных целей.
При возникновении новых задач и целей вы всегда сможете внести необходимые изменения или дополнения в свой план, тем самым позволив себе быть гибким и не впадать в ступор при появлении новых вопросов. Не планируйте все свое время, предусмотрите время на отдых и резерв на незапланированные ситуации, непредвиденные сложности.
Это также позволит вам понять, не перегружены ли вы. Ежедневно перед сном просматривайте план на завтра. Это позволит вам сконцентрироваться на ваших целях и конкретных делах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных задач.
Ощутимую помощь в реализации намеченного плана вам может оказать хронометраж (фотография рабочего дня). С его помощью вы сможете проанализировать, куда и на что уходит ваше время.
Как проводить фотографию рабочего дня? С вечера готовите лист бумаги и ручку и проснувшись утром начинаете работать как обычно, только все ваши действия честно записываете на листе бумаги (фиксируете все свои действия – разговоры по телефону, общение в Skype, ICQ, время проведенное в соц. сетях и на форумах, прогулку, перерывы на еду и т.д.). Например:
08.00 – проснулся
08.00-08.30 – умылся, позавтракал
08.30-09.30 – разбор почты, чтение RSS и т.д.
Проведя такие «замеры» несколько дней вы сможете точно определить: сколько времени уходит непосредственно на работу. Как показывает практика, оно не так уж и велико. Это позволит уменьшить время потраченное «впустую» и скорректировать ваши действия для улучшения вашей эффективности.
Список дел на день составлен, куда уходит время разобрались, осталось только придерживаться намеченного плана. Действуйте и выполняйте все запланированные на каждый день дела. И пока не будут выполнены все пункты, ни на что не отвлекайтесь и никуда не заходите (на форумы, соц. сети и др. похитители времени). Смело вычёркивайте то, что уже выполнено. Это даст вам почувствовать определенное продвижение к цели. Вечером с удовольствием просматривая список выполненных дел вы почувствуете гордость за себя и ваша самооценка повысится.
Планирование позволит вам освободить свою голову, в которой больше не нужно держать постоянно все текущие задачи. У вас перед глазами будет список дел, которые предстоит выполнить, и вы сможете сконцентрировать все свое внимание и силы именно на их выполнении.
Использование в своей жизни планирования позволит вам меньше отвлекаться на ненужные занятия и не потерять из виду свою основную цель. А также позволит развить такие полезные качества как пунктуальность, аккуратность и т.д. Вы повысите эффективность своего труда и сможете за меньшее время больше успевать.
На первых порах планирование на долгий срок может показаться сложным. Тогда начните с планов на день, неделю. Научившись это делать, вы сможете планировать более крупные промежутки времени.
P.S. Если у вас есть свои методы эффективной организации времени, то поделитесь ими в комментариях. Это будет интересно и познавательно для всех. Заранее спасибо!
© 2012, . Все права защищены.
