планирование

планирование

 

Доброго времени суток!

Сегодня мы с вами продолжим поговорить о различных методах повышения собственной эффективности (поднятой в статье Повышение эффективности вашей работы), а именно о необходимости составления четкого плана действий.

Современный человек постоянно сталкивается с огромным потоком информации и большим количеством дел. Для того чтобы в них не утонуть, а также избавиться от «каши» в голове, которая только мешает сконцентрироваться на фактическом выполнении дел и значительно понижает эффективность, необходима четкая система – конкретный план.

Обязательно уделите планированию часть своего времени. Это позволит вам сэкономить намного больше времени, чем вы потратите на составление плана. Разбив свою большую цель на небольшие этапы и запланировав необходимые действия по их выполнению с конкретными сроками, вам будет легче двигаться к намеченной цели.

Создайте план по достижению ваших целей. Для этого вам пригодится ежедневник и ручка или программа-планировщик, которых сейчас достаточно много. Самое главное при этом ваше желание работать и жить эффективнее, а также понимание необходимости планировать свои действия.

Ваш план в общем виде может состоять из следующих пунктов:

— Главная задача на будущее

— Что необходимо достичь за этот год

— Что должно быть сделано в следующем месяце

— Что нужно сделать за месяц

— Что достичь за неделю

— Главная задача сегодня

— Что нужно сделать сегодня

Как и при планировании жизнедеятельности предприятия, вы можете использовать стратегическое, оперативное и текущее планирование.

1. Стратегический план по глобальным целям (просматривать ~ 1 раз в год). Определите по времени основные этапы работ, требующихся для достижения данных целей, а также степень важности для каждой из них (приоритетности перед другими). А также определите, сколько времени, сил и средств вам для этого будет необходимо.

2. Оперативный план — цели на год (просматривать ~3-4 раза в год), состоящий из следующих разделов:

— этапы достижения глобальной цели

— цели не жизненно важные, но полезные для дальнейшей жизни и работы (заняться спортом; научиться слепой печати и освоить скорочтение, и т.д.)

— цели из области собственного развития (прочитать такие-то книги, побывать на таких-то семинарах и т.д.)

— финансовый план доходов и расходов, включающий список планируемых покупок, а также источники финансирования

3. Текущее планирование:

— Ежемесячное. На каждый месяц составляете план всех дел по всем областям жизни с указанием важности и срочности выполнения каждого дела. На основе этого плана строится недельный план.

— Еженедельное. Прописываете необходимые для выполнения дела и задачи, которые нужно выполнить в течении этой недели.

— Ежедневное. В конце каждого дня необходимо уделить планированию дня грядущего, исходя из списка дел, записанных вами в еженедельном плане. Такая система планирования позволит вам делать все, что в ваших силах, на пути к достижению поставленных целей.

При возникновении новых задач и целей вы всегда сможете внести необходимые изменения или дополнения в свой план, тем самым позволив себе быть гибким и не впадать в ступор при появлении новых вопросов. Не планируйте все свое время, предусмотрите время на отдых и резерв на незапланированные ситуации, непредвиденные сложности.

Это также позволит вам понять, не перегружены ли вы. Ежедневно перед сном просматривайте план на завтра. Это позволит вам сконцентрироваться на ваших целях и конкретных делах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных задач.

Ощутимую помощь в реализации намеченного плана вам может оказать хронометраж (фотография рабочего дня). С его помощью вы сможете проанализировать, куда и на что уходит ваше время.

Как проводить фотографию рабочего дня? С вечера готовите лист бумаги и ручку и проснувшись утром начинаете работать как обычно, только все ваши действия честно записываете на листе бумаги (фиксируете все свои действия – разговоры по телефону, общение в Skype, ICQ, время проведенное в соц. сетях и на форумах, прогулку, перерывы на еду и т.д.). Например:

08.00 – проснулся

08.00-08.30 – умылся, позавтракал

08.30-09.30 – разбор почты, чтение RSS и т.д.

Проведя такие «замеры» несколько дней вы сможете точно определить: сколько времени уходит непосредственно на работу. Как показывает практика, оно не так уж и велико. Это позволит уменьшить время потраченное «впустую» и скорректировать ваши действия для улучшения вашей эффективности.

Список дел на день составлен, куда уходит время разобрались, осталось только придерживаться намеченного плана. Действуйте и выполняйте все запланированные на каждый день дела. И пока не будут выполнены все пункты, ни на что не отвлекайтесь и никуда не заходите (на форумы, соц. сети и др. похитители времени). Смело вычёркивайте то, что уже выполнено. Это даст вам почувствовать определенное продвижение к цели. Вечером с удовольствием просматривая список выполненных дел вы почувствуете гордость за себя и ваша самооценка повысится.

Планирование позволит вам освободить свою голову, в которой больше не нужно держать постоянно все текущие задачи. У вас перед глазами будет список дел, которые предстоит выполнить, и вы сможете сконцентрировать все свое внимание и силы именно на их выполнении.

Использование в своей жизни планирования позволит вам меньше отвлекаться на ненужные занятия и не потерять из виду свою основную цель. А также позволит развить такие полезные качества как пунктуальность, аккуратность и т.д. Вы повысите эффективность своего труда и сможете за меньшее время больше успевать.

На первых порах планирование на долгий срок может показаться сложным. Тогда начните с планов на день, неделю. Научившись это делать, вы сможете планировать более крупные промежутки времени.

P.S. Если у вас есть свои методы эффективной организации времени, то поделитесь ими в комментариях. Это будет интересно и познавательно для всех. Заранее спасибо!

 

© 2012, Алексей. Все права защищены.

2 комментария

Добавить комментарий