Здравствуйте уважаемые читатели блога!
Продолжаем разговор, поднятый в статье Повышение эффективности вашей работы и тема сегодняшнего разговора — делегирование.
Тему делегирования полномочий очень часто воспринимают в контексте управления организацией. Тем не менее, понимание что же такое делегирование и его правильное использование пригодится вам для эффективного управления вашим собственным временем. И не имеет значения, работаете вы на работодателя или на себя, есть ли у вас подчиненные или начальники.
Что же такое делегирование? Некоторые люди ошибочно считают, что делегирование это отречение от полномочий. Но это абсолютно не так. Передача всех своих полномочий кому-то другому это не делегирование, а просто уход от ответственности.
Делегирование – это решение текущих вопросов путем эффективного распределения задач и полномочий другим людям (т.е. использование их усилий и времени).
Можно выделить несколько типов задач и дел, которые можно делегировать:
— Часто повторяющиеся, рутинные задачи
— Редкие или разовые задачи
— Специальные задачи, требующие определенных навыков или умений (которыми вы не обладаете)
— Дела, которыми вам категорически не нравится заниматься
— Задачи, решение которых потребует от вас очень больших затрат времени и усилий, но которые необходимы вам для решения более важных дел
Для того чтобы вы могли определить кому и что именно вы можете делегировать нужно составить план делегирования задач. Для этого вам надо выписать все задачи, которые нужно выполнить для достижения ваших целей; определить какие ресурсы, в том числе временные, необходимы для их выполнения; а также составить список тех, кому вы могли бы поручить выполнить часть этих задач.
Затем из списка дел выберите те задачи, за которые можете выполнить только вы и соответственно возьметесь за них сами, а что доверите другим. Тут вам придется как следует проанализировать собственные знания, навыки, предпочтения и способности.
Следующим очень важным вопросом при делегировании является выбор того человека, которому вы сможете поручить выполнить ту или иную работу. На нем будет лежать ответственность за выбор способа выполнения задания и, конечно же, за то как он выполнено.
Как определить, кто лучше всех подходит для конкретной делегируемой задачи? Во многом это зависит от причины, по которой вы решили делегировать ту или иную задачу. Так если вам необходимо сделать что-то выходящее за рамки вашей компетенции, то лучший вариант в такой ситуации это делегирование квалифицированному специалисту (эксперту).
Суть делегирования состоит как раз в том, чтобы передать работу человеку, способному выполнить ее лучше, быстрее или эффективнее, чем вы. Вы так образом сэкономите себе кучу времени и сил. К примеру, если у вас есть «ООО» или «ИП» наймите бухгалтера, который будет следить за вашими счетами и вовремя правильно выплачивать налоги.
Процесс делегирования схематически можно разделить на три части:
1. Поставьте четкую, поддающуюся измерению задачу и установите срок ее выполнения. Объясните исполнителю, в чем заключается конечная цель работы, что бы вы хотели получить в итоге. И я считаю, ни в коем случае не стоит учить нанятых специалистов КАК им надо её делать.
2. Поддержка постоянной связи с исполнителями, для консультирования или промежуточной проверки результатов. Зачастую по мере воплощения проекта возникают новые идеи и необходимо подкорректировать общие действия. Или, например если проект большой и несколько исполнителей, устраивать раз в неделю общее совещание, на котором подводить итог недели, координировать общие действия и заодно выяснить, кто, на сколько отстаёт или наоборот убежал вперёд.
3. Оценка и приём конечного результата. Когда вроде всё уже готово, обязательно проведите последнее совещание. На нем вы можете проверить полностью работоспособность проекта, оценить, на сколько полученный итог соответствует вашей цели. Если возникают вопросы лучше решить или исправить их сразу и руками тех, кто это может сделать легко, а не мучиться потом самому.
Не смотря на все преимущества делегирования, многие боятся им воспользоваться. Почему?
Кто-то считает, что передача задач другому человеку это рискованно. Что будет потрачено время, а задача так и не будет решена. Кто-то самостоятельно любит заниматься определенной работой и не хочет ее передавать другим.
Для некоторых людей делегирование означает потерю контроля и невозможность быть в курсе всего и вся. Кто-то боится довериться другим людям или стать зависимым от них. Они считают, что никто не может сделать эту работу лучше, чем они сами.
У кого-то нет времени на это. Хотя на самом деле потратив время на анализ дел, поиск помощника в результате можно сэкономить огромное количество времени и других ресурсов.
Некоторые испытывают чувство дискомфорта или вины, пытаясь «свалить» якобы «свою» работу на других. То что не нравится делать вам может нравится делать другому, главное найти его.
В качестве завершения ещё несколько слов. Вы должны понимать, что одним делегированием вы решите все свои задачи. Благодаря делегированию вы сможете ускорить какие-то этапы на пути достижения цели, освободить свое время для решения других задач, требующих именно вашего участия.
При передаче части своих дел другим лицам вы экономите время, но это может потребовать от вас расхода других ресурсов (например, денег на оплату услуг эксперта). И вы должны отдавать себе в этом отчет и ответственно подходить к данному вопросу.
На этом, пожалуй, все. Успехов вам!
© 2012 — 2013, . Все права защищены.
